Referat af bestyrelsesmøde den 17. april 2008

Deltagere: Lotte, Lars, Marianne og Hanne. Der drikkes en flaske vin, som var gave fra Linå SFO, som tak for lån af grillen.

0. Orientering

Ny bestilling af LLIF-kuverter.

Der er heller ikke flere konfirmationstelegrammer! – De nye må gerne være uden årstal.

(Peter har efterfølgende lovet at bestille 500 stk. kuverter og trykke nye telegrammer.)

Tilskudsomlægning er helt uafklaret.

Dog invitation til møde i kommunen den 21. april – Peter tager af sted.

1. Evaluering af gymnastikopvisning den 29. marts

God dag og god stemning!

Er dagen for lang? Det var fra kl. 12 til 17. Især for børnefamilier, som føler sig forpligtet til at blive hele dagen, når de først er kommet.

Hvis alle aktiviteter skal være der, kan der ikke kortes i det.

Maden var fin, gode sandwich og fint med frugt og gulerødder. Men den blev leveret sent – først ved 14-tiden, det skal være tidligere.

Godt at starte med oldboys, de var engagerede i kamp og kunne hjælpe med bod og diverse bagefter.

Evt. reklamere for muligheden for hyggekrog og hyggesnak næste år – måske kan folk tage kaffe med selv.

Amerikansk lotteri skal gentages – husk i løbet af året at spørge om sponsorgaver! Vi bør alle tænke på det, når vi køber noget vedrørende sport, eller når vi køber noget til idrætsforeningen.

Vi diskuterer om gymnastikafslutningen skal ligge i gymnastik-udvalgsregi?

Men bliver enige om, at det fortsat er en bestyrelsesopgave, som derfor skal på årshjulet. Derimod er hvert enkelt indslag de enkelte udvalgs ansvar.

Der er forslag om der skal være foreningsfest om aftenen efter gymnastikopvisningen. Evt. oppe i klubhuset.

Et andet forslag er at feste efter generalforsamlingen.

2. Årshjul

OBS til Peter – vil du checke disse punkter, som vi ikke har styr på?

Lokale – og medlemstilskud – er det gjort?

Tilskud til ledere og instruktører – er det gjort?

Let-løn – indberetning?

Telefonpenge?

Refusionsopgørelse?

Peter har efterfølgende oplyst følgende:

- Lokale- og medlemstilskud er søgt i marts.

- Tilskud til leder- og instr.udd. foretages ikke, da administrationen er alt for stor i forhold til tilskuddets størrelse (ca. 500,-)

- Let-løn er indberettet for 1. kvartal

- Ref.opg. til Silkeborg Kommune er foretaget for 1. kvartal

- Tlf.penge er endnu ikke udbetalt - sker snarest

Indlæg om LLIF til kløverbladet deadline 01.08.08 sørger Marianne for, hun vil godt tage sig af det fremover.

Ændringer til årshjul (Hanne renskriver og sender til Helle Sommer, så det opdaterede årshjul er tilgængeligt på hjemmesiden):

- Konfirmationspunkt allerede i marts

- Teaterforeningstilskud skal flyttes til marts

- Deadline for kløverblad skal ændres til. 1. august og 15. december

- Booking i januar skal blot være overordnet, der skal alligevel specificeres senere

3. Regatta

Lars har meldt 10 frivillige (á 4 timer) til. Vi får senere besked om opgaver, og så tager vi den derfra.

4. Udvalgsaftener

Lotte og Hanne indbydes med til førstkommende gymnastikudvalgsmøde (det sørger for Marianne for).

Kajak-udvalget kontaktes af Lars, og han vil gerne deltage i førstkommende udvalgsmøde.

Aktivitetsudvalget har holdt møde med Lotte Ankjær og har fået overdraget sponsoropgaver til hende.

5. Formularer – børneattester og trænerkontrakter

Marianne efterspørger fælles holdning til trænerkontrakter, da hun oplever at de ikke behøves. Marianne vil spørge Peter, om det bliver brugt, om det skal prioriteres, om det er lovpligtigt.

Peter har efterfølgende kommenteret:

- Der er intet lovkrav om trænerkontrakter, men mange klubber anvender dem.

Formålet, mener jeg, er forventningsafstemning mellem klub og instruktør - kontrakten er med til at gøre aftalen mere forpligtende for begge parter.

Budskabet kan dog lige så godt gives på anden vis. Lad os tage en diskussion om, hvorvidt vi skal anvende kontrakterne - men beslutter vi at gøre det, skal det ske hele vejen rundt.

Marianne påpeger at et bestyrelsesmedlem eller en fast person i foreningen skal tage ansvar for børneattesterne.

Else Møller har lovet at fortsætte med det område. Hvis hun vil af med det igen, bliver det en sekretæropgave.

OBS! Alle trænere, hjælpetrænere og andre over 15 år - med længerevarende kontakt til børn, skal udfylde børneattester.

Brevskabelon skal ligge under bestyrelsesdokumenter på hjemmesider – det undersøger Marianne.

Holdliste-blanketter skal også ligge under bestyrelsesdokumenter – det tjekker Marianne også.

Peter har efterfølgende lovet at lægge begge dele på hjemmesiden.

6. Budget og refusion (o-punkt v. Peter)

Udskydes til næste møde

7. Aktivitetsfolder, herunder layout

Kommer to gange om året februar og august. Skal fremover uddeles med bud - evt. ved hjælp af frivillige hjælpere. Marianne vil prøve at lave en distributionsplan og finde nogle kontakter, der kan få ansvar for at uddele i firkløver-området + Alling.

Der sendes foldere til sponsorer.

Når posten ikke skal stå for det, skal der heller ikke trykkes så mange...

Diskussion af layout og indhold i aktivitetsfolderen. Skal der prioriteres anderledes?

Anders Lindberg vil gerne komme med ideer til udvikling i retning af læsevenlighed, og han indbydes til et møde i aktivitetsudvalget, hvor disse ting kan vendes.

8. Linå Cup

Else kan ikke finde en kamp-koordinator.

Vi sender en mail til hende med forskellige forslag .

9. Konfirmation – hvem kender årets konfirmander?

Der afleveres telegrammer til 6 konfirmander i morgen – og nu er der ikke flere telegrammer!

Evt.

Frivilligt arrangement – invitation er sendt ud, ca. 55 mails. Vi afventer respons. Og tager den derfra – arrangementet afhængigt af antal børn og antal voksne.

KK44 – temaet er OPBRUD.

Lars har været til møde: Idrætsforeningen skal stå for et del-element – bevægelsen fra hallen og hen til kirke. Det er sangens år!

Bestyrelsen bedes holde øje med selvlysende/reflekterende genstande, som folk kan iføre sige (pandelamper, armbånd eller andet).

Aktivitetsudvalget vil gerne have ideer til nye aktiviteter i idrætsforeningen.

Brainstorm på nye ideer, opsamling på de vilde ideer fra aktivitetsdagen. Det er med at komme først med de nye ideer.

OBS! Næste møde er flyttet til torsdag den 22. maj kl. 19-21.30 hos Hanne.

Husk til næste møde eller senere:

Fest!

Årshjul skal på hver gang.

Budget og refusion – sættes på igen til næste gang.

Udvalgsaftener fortsat (fodbold- og net-udvalg)